«¿Cuántas me quedan?» no debería abrir un debate de cinco minutos. Controlar sesiones consumidas, caducidad y saldo de un bono es un problema de reglas claras + un sitio único donde se resta. Si el saldo vive en la cabeza de alguien o en un Excel del sábado, pierdes dinero o pierdes confianza.
Esta pieza es operativa: qué mirar cada día, qué descontar y cuándo avisar. Para elegir software o diseñar el producto, complementa con programa para gestionar bonos.
Los tres números que importan
- Saldo: sesiones o euros que quedan.
- Caducidad: fecha límite de uso.
- Historial: qué citas descontaron (y cuáles no).
Si solo tienes el saldo sin historial, no puedes resolver una disputa. Si tienes historial sin caducidad, los packs eternos te destrozan el margen dos años después.
Cuándo descontar (y cuándo no)
| Evento | ¿Descuenta? |
|---|---|
| Cita completada | Sí |
| Cancelación con antelación suficiente | No (devuelve saldo si ya se había reservado) |
| No-show / cancelación tardía | Sí, si lo dijiste al vender el bono |
| Cita de cortesía / retoque gratis | No; márcala como excepción con nota |
Lo peor es improvisar la regla delante del cliente. Escríbela en la venta del pack y aplícala igual un martes que un sábado.
Caducidad: avisos que sí se leen
- 14 días antes: «Te quedan X sesiones; el bono caduca el [fecha].»
- 3 días antes: recordatorio corto + enlace para reservar.
- Al caducar: cierra el saldo; no «regales» prórrogas eternas sin criterio.
Hola [NOMBRE], te quedan [N] sesiones del bono de [SERVICIO]. Caduca el [FECHA]. Si quieres, reserva aquí: [ENLACE]
Una prórroga puntual (viaje, enfermedad) puede tener sentido. Una prórroga siempre convierte la caducidad en decoración.
Checklist de recepción (5 minutos al cerrar)
- ¿Todas las citas de hoy con bono están marcadas como completadas o no-show?
- ¿Algún saldo quedó en negativo o «raro»? Revisar historial.
- ¿Hay bonos que caducan esta semana? Lista corta para avisar mañana.
- ¿Alguna excepción manual? Nota en ficha (quién autorizó y por qué).
Si el descuento ocurre al completar la cita en la agenda, este cierre es rápido. Si restáis a mano por la noche, el checklist se alarga y fallará.
Disputas típicas (y cómo cortarlas)
- «Yo no vine pero no me avisasteis»: política de no-show + historial visible.
- «Me lo regaló mi hermana»: transferencias solo si el bono lo permite y queda registrado.
- «En WhatsApp me dijisteis que me quedaban 3»: gana el saldo del sistema, no el chat.
Por eso conviene no gestionar el libro mayor en WhatsApp: agenda fuera del chat.
Qué debe hacer el software
Como mínimo: saldo en ficha, descuento ligado a la cita, caducidad, historial y permisos para editar a mano con traza. Un pack en la agenda (como en Valariz y otras herramientas de citas con bonos) evita el doble trabajo de «reservar aquí y restar allá».
Preguntas frecuentes
¿Descuento al reservar o al completar?
Completar es más justo si cancelan a tiempo (devuelves). Reservar bloquea abuso de «coger hueco y no venir» si no tienes política de no-show. Elige uno y sé coherente.
¿Saldo en sesiones o en euros?
Sesiones si el servicio es siempre el mismo. Euros si mezcla precios. No cambies a mitad del pack.
¿Puedo ver quién editó un saldo?
Deberías. Si tu herramienta no deja rastro, limita quién puede editar y anota en ficha.
¿Y si el bono es para clases grupales?
Misma lógica: descuenta al asistir (o según tu regla) y libera plaza al cancelar a tiempo. Ver aforo y plazas.