Buscas plantillas de confirmación y recordatorio de citas para dejar de improvisar el mensaje cada vez. Aquí tienes textos listos para SMS, WhatsApp y email, con el timing recomendado y variantes según el tipo de negocio. Copia, adapta el tono y úsalas con tu agenda o tu herramienta de mensajería.
En resumen
- • Confirmación = justo después de reservar. Recordatorio = antes de la cita (24–48 h y, si hace falta, 2 h).
- • Un buen mensaje cabe en un vistazo: qué, cuándo, dónde y qué hacer (confirmar / cambiar / cancelar).
- • SMS corto; WhatsApp conversacional; email con más detalle y branding.
- • Evita tres avisos idénticos: cada envío debe aportar algo distinto.
Qué debe llevar cada mensaje
Da igual el canal: si falta uno de estos datos, el cliente llama o llega tarde.
- Nombre del cliente (o saludo neutro si no lo tienes).
- Servicio y, si aplica, profesional.
- Día y hora en formato local claro («martes 8 de octubre a las 17:30»).
- Lugar o enlace si es online.
- Acción: confirmar, reprogramar o cancelar (enlace, respuesta «SÍ» / «NO», o teléfono).
| Tipo | Cuándo enviarlo | Objetivo |
|---|---|---|
| Confirmación | Al crear o cambiar la cita | Que quede constancia escrita |
| Recordatorio 48 h | Dos días antes | Dar margen para reprogramar |
| Recordatorio 24 h | Un día antes | Confirmar asistencia |
| Recordatorio 2 h | Mismo día | Reducir olvidos de última hora |
| Cancelación / cambio | Al instante | Evitar que venga de vacío |
Plantillas SMS (máximo ~160 caracteres)
Sustituye lo que va entre corchetes. Si tu proveedor permite enlaces cortos, úsalos para confirmar.
Confirmación
Cita confirmada: [SERVICIO] el [DÍA] a las [HORA] en [NEGOCIO]. Si no puedes venir, avísanos al [TELÉFONO].
Recordatorio 24 h con confirmación
Hola [NOMBRE], te recordamos tu cita mañana a las [HORA] ([SERVICIO]). Responde SÍ para confirmar o LLAMA para cambiar.
Recordatorio 2 h
[NOMBRE], te esperamos en 2 h ([HORA]) en [NEGOCIO] para [SERVICIO]. Dirección: [DIRECCIÓN].
Cancelación
Tu cita del [DÍA] a las [HORA] ha sido cancelada. Para una nueva hora: [ENLACE] o [TELÉFONO].
Plantillas WhatsApp
WhatsApp admite un tono más cercano y botones o respuestas rápidas. Si usas plantillas oficiales de WhatsApp Business API, respeta las categorías (utilidad) y evita lenguaje comercial agresivo.
Confirmación (salón / clínica)
Hola [NOMBRE] 👋
Tu cita ya está reservada: • Servicio: [SERVICIO] • Profesional: [PROFESIONAL] • Día: [DÍA] a las [HORA] • Lugar: [DIRECCIÓN]
Si necesitas cambiarla, responde a este chat o entra aquí: [ENLACE] ¡Te esperamos!
Recordatorio 48 h (opción de reprogramar)
Hola [NOMBRE],
Dentro de 2 días tienes cita de [SERVICIO] el [DÍA] a las [HORA].
¿Puedes venir? 1️⃣ Confirmar 2️⃣ Cambiar hora 3️⃣ Cancelar
Si eliges 2 o 3, te proponemos otro hueco en el momento.
Recordatorio 24 h (corto)
[NOMBRE], mañana a las [HORA] te esperamos para [SERVICIO] con [PROFESIONAL]. Confirma con un «OK» o avísanos si no puedes. Gracias.
Plantillas email
El email sirve para la confirmación inicial y para citas de más valor (tratamientos, primeras visitas). Asunto corto; cuerpo escaneable.
Asuntos que funcionan
- «Cita confirmada: [DÍA] a las [HORA] — [NEGOCIO]»
- «Recordatorio: tu cita es mañana a las [HORA]»
- «¿Puedes confirmar tu cita del [DÍA]?»
- «Tu cita del [DÍA] ha sido reprogramada»
Cuerpo: confirmación
Hola [NOMBRE],
Hemos reservado tu cita con estos datos:
Servicio: [SERVICIO] Fecha: [DÍA] a las [HORA] Duración aproximada: [DURACIÓN] Con: [PROFESIONAL] Dirección: [DIRECCIÓN] Teléfono: [TELÉFONO]
Cómo llegar / parking: [NOTA OPCIONAL] Qué traer / preparación: [NOTA OPCIONAL]
¿Necesitas cambiar la hora? [Botón o enlace: Gestionar mi cita]
Un saludo, Equipo [NEGOCIO]
Cuerpo: recordatorio con confirmación
Hola [NOMBRE],
Te recordamos tu cita de [SERVICIO] el [DÍA] a las [HORA] en [NEGOCIO].
Por favor, confirma tu asistencia: [Botón: Confirmar asistencia] [Botón: Reprogramar]
Si no puedes venir y no avisas, ese hueco no se puede ofrecer a otra persona. Gracias por ayudarnos a organizar mejor la agenda.
Equipo [NEGOCIO]
Variantes por sector
Peluquería / salón
Añade duración estimada y «si llegas con más de 10 min de retraso puede que acortemos el servicio». Útil en coloraciones largas.
Clínica / fisioterapia
Incluye preparación («trae ropa cómoda», «acude en ayunas») y política de cancelación con 24 h de antelación.
Primera visita
Un párrafo extra: cómo llegar, tiempo de relleno de ficha y qué documentación llevar.
Errores habituales (y cómo evitarlos)
- Solo la hora sin zona horaria / sin día completo: «a las 5» es ambiguo; usa «17:00» y el día.
- Sin forma de cancelar: el cliente no avisa y no aparece.
- Tono amenazante: «si no confirmas perderás la cita» sin alternativa genera quejas.
- Enviar de madrugada: respeta un horario silencioso (p. ej. no entre 22:00 y 08:00).
- Copiar el mismo texto tres veces: el segundo y el tercero deben pedir acción o dar detalle nuevo.
Para la estrategia de timing y canales, completa con confirmación automática de citas y recordatorios para reducir ausencias.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos recordatorios son demasiados?
Para la mayoría de negocios, confirmación al reservar + un recordatorio a 24–48 h basta. Añade el de 2 h solo en citas de alto valor o en clientes con historial de olvidos.
¿SMS, WhatsApp o email?
SMS llega casi siempre y es corto. WhatsApp tiene alta lectura en España. Email sirve para detalle y archivo. Lo habitual es combinar: email o WhatsApp al reservar, SMS o WhatsApp el día antes.
¿Puedo pedir confirmación obligatoria?
Sí, sobre todo en citas largas. Si no hay respuesta 24 h antes, puedes liberar el hueco o llamar. Avísalo en la confirmación inicial para que no sorprenda.
¿Qué hago con datos personales (RGPD)?
Usa el teléfono o email solo para gestionar la cita, informa en tu política de privacidad y facilita darse de baja de comunicaciones comerciales. Los recordatorios operativos de una cita ya concertada suelen considerarse necesarios para el servicio; las campañas de marketing, no.
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